Як додати доріжки змін до меню стрічки Excel

Після останніх оновлень програмного забезпечення певних версій Microsoft Excel влітку 2017 року корпорація Майкрософт виділила Track Changes як функцію Legacy. Щоб полегшити використання, можна додати його на панель швидкого доступу, щоб відстежувати кожен файл. Крім того, ви можете додати стрічку Excel за допомогою створення нової групи та додати її до цієї нової групи.

Як і у випадку зі словом Word, Microsoft оновила свою програму, включивши нову функцію співавторства для того, щоб дозволити обмін електронними книгами та історію змін серед співробітників, колег, друзів, сім'ї тощо. Спільні книги були розроблені, щоб дозволити користувачам отримувати доступ і редагувати разом, коли вони отримають схвалення.

Припустимо, наприклад, що ви просили когось виправити чи співпрацювати з проектом Excel з вами. Це досить простий механізм, оскільки Excel практично дозволяє відзначати орфографічні помилки (і має перевірку орфографії), вставляти коментарі в полях і т.д. електронним способом, а також відносно подібно до документа Word.

Єдиним винятком є ​​те, що Excel виділить змінені клітини, тоді як у Word ви спостерігаєте зміни слів і пропозицій. Є, однак, дві речі, які необхідно взяти до уваги, перш ніж ми почнемо.

Якщо лист Excel містить таблицю, функція Track Changes відмовляється працювати в електронній таблиці. Щоб дозволити використання, вам потрібно буде ввімкнути " Відстеження змін " у робочих книгах, спочатку вибравши існуючу таблицю, а потім виберіть " Дизайн вкладки ", а потім виберіть " Перетворити на діапазон" . іншим користувачам, робочі книги мають бути розділені у взаємно доступному місці.

У зв'язку з тим, що версії відрізняються по відношенню до рівня оновлень, тому ви не зможете переглядати цю функцію за типовою стрічкою. Але не хвилюйтеся. Просто додайте кнопку " Відстежити зміни " до меню "Стрічка" самостійно, виконавши наведені нижче дії.

  1. У меню стрічки скористайтеся мишею, щоб клацнути правою кнопкою миші практично в будь-якому місці і вибрати опцію " Налаштувати стрічку ".
  2. У діалоговому вікні « Налаштувати стрічку » перетягніть мишею на маршрут « Вибрати команди з » на правій панелі: має з'явитися « випадаюче меню / список », з якого ви повинні вибрати « Всі команди » або " Команди не в стрічці ".
  3. З паралельної команди " Налаштувати стрічку " ви ввійдете у випадаюче меню. Це саме по собі має бути встановлене на " Головні вкладки " вже в режимі за замовчуванням (тобто список прокрутки, розташований під ним, повинен попередньо показати основні вкладки). Після цієї перевірки натисніть знак +, розташований поруч із пунктом " Огляд " у списку, продовжуйте натискати на вибір "Нова група" зі списку. Це призведе до додавання нової групи до розділу « Огляд ».
  4. Потім, щоб перейменувати цю нещодавно створену групу, просто клацніть правою кнопкою миші на рядку " Нова група ", змініть її на те, що ви хочете назвати, і не соромтеся навіть додавати іконку, якщо ви цього бажаєте. Заради демонстрації ми змінимо його на " Відстеження змін ". (Excel сам додасть ярлик " Користувальницький " після вашого імені, тільки тоді, коли він прийде до цього списку.) Якщо натиснути, а потім перетягнути " XYZ Group ”, ви можете перенести його в іншу область у списку огляду.
  5. Після виділення групи змін доріжок, перейдіть до вибору двох команд зі списку команд, доступних з лівого боку:
    • " Виділити зміни "
    • " Прийняти / Відхилити зміни "

Щоб перемістити кожну з команд до групи, необхідно натиснути кнопку " Додати ".

Ви побачите, що після того, як Нова група зараз перебуває на стрічці. Далі потрібно:

  1. Натисніть команду " Виділити зміни ".
  2. З'явиться " Відстеження змін під час редагування ", за допомогою миші клацніть і перевірте. Повторіть для пункту " Виділити зміни на екрані ".
  3. Щоб закінчити, натисніть " OK ".

Після завершення цих завдань кожна зміна, зроблена в потрібній таблиці Excel, буде відслідковуватися і виділятися за допомогою унікального синього індикатора кордону, а у верхньому лівому кутку - маленький синій трикутник, який з'явиться у відредагованих клітинках. Крім того, програма надає інший колір для ідентифікації використання багатокористувацької платформи.

Крім того, якщо перемістити курсор миші на вже відредаговану клітинку, ви отримаєте доступ до таких елементів:

  • Дата
  • Автор
  • Час, коли документ було змінено
  • Спливаюче резюме відстежених змін, щоб переглянути, перш ніж приймати на постійній основі зміни.

Слід зауважити, що лише останню зміну буде заархівовано та представлено у цьому підсумку.

Тепер, після того, як кожен потенційний редактор / учасник завершив свою частину, ви можете перейти до прийняття / відхилення запропонованих змін частиною завдання.

  • Натисніть на кнопку " Огляд " у верхній частині меню " Стрічка " і натисніть кнопку " Прийняти / Відхилити ".
  • Після того, як у спливаючому вікні Excel буде підтверджено функцію викладу " Зберегти книгу ", натисніть кнопку " OK ".
  • Excel позначить початково відредаговані клітинки і одночасно відображатиме поряд з цим виділити діалогове вікно Select Changes to " Accept або Reject ".
  • Ви матимете змогу ознайомитися з усіма поточними змінами, внесеними до списку, що відображається. З вищезазначеного ви можете обрати бажану відредаговану версію, або ви можете додати оригінальну версію. Виберіть, що має сенс для вас. Після того як ви вирішили, натисніть кнопку " Прийняти " після вибору з списку найкращої версії.

    Однак, якщо ви відчуваєте, що жодна з перерахованих версій не відповідає вашим потребам, повторіть процес, але заміните, натиснувши на опцію " Відхилити ". Після прийняття рішення, після виконання цієї команди, курсор автоматично перейде до наступної редагованої комірки для подальшої обробки.

  • Якщо зміна, яку ви обираєте, повинна переносити всю таблицю (наприклад, всі амперсанди змінюються на певний формат), натисніть кнопку " Прийняти всі ". За допомогою цієї команди всі вибрані редагування виправляються і приймаються в цей момент.
  • Тепер ви можете повернути функцію " Відстеження змін ". Щоб зробити це, поверніться до групи " Огляд " і перейдіть до групи " Змінити зміни ". Натисніть " Виділити зміни " і просто зніміть прапорець " Змінити зміни під час редагування ... "